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CAFM (Computer-Aided Facility Management) -Software: Was ist bei der Ausschreibung zu beachten?

„Erfolgreiches Facility Management ist ohne eine moderne CAFM-Software nicht machbar.“

Dieser zugespitzten Aussage, kann im Kern wohl jeder Immobilienmanager zustimmen. Das softwaregestützte Facility Management ist ein äußerst komplexes Unterfangen. Neben den kaufmännischen Aufgaben, sind meist auch die technischen und infrastrukturellen Themen durch eine Software abzudecken. Diese Anforderungsbreite steht daher im Fokus einer beabsichtigten Softwarebeschaffung, denn Insellösungen, einen „Zoo“ unterschiedlicher Anwendungen, möchte in der heutigen Zeit niemand mehr haben. Wie kann also eine Softwarebeschaffung zielgerichtet und erfolgreich durchgeführt werden und was ist zu beachten? Die Unsicherheiten sind gerade vor dem Hintergrund der Digitalisierung gewachsen, insbesondere im Hinblick auf die Zukunftsfähigkeit von Softwarelösungen.

Syncwork hat in den letzten Jahren einige komplexe CAFM-Beschaffungsvorhaben der öffentlichen Hand erfolgreich begleitet. Die Erfahrungen aus diesen Vorhaben führten zu einem Best-Practice- Vorgehen, welches eine zielgerichtete und zukunftsorientierte Softwarebeschaffung ermöglicht.

Prozessorientierte Lösungsbeschreibung versus klassisches Lastenheft

Der Schlüssel zum Erfolgt liegt in einer veränderten Form, die geforderten Softwareeigenschaften und -funktionen zu beschreiben. War in der Vergangenheit eine möglichst auf Feldebene beschriebene Anwendung das Ergebnis, so ist heute eine flexible, an den Bedürfnissen des Kunden orientierte Lösungsbeschreibung das Ziel. Am Anfang steht daher eine Geschäftsprozessanalyse mit einer angemessenen Detaillierungstiefe. Sie schafft Transparenz über die abzudeckenden Geschäftsprozesse, ohne sich dabei in den Tiefen von Prozesseinzelheiten zu verlieren. Zu viele Details schaffen oftmals keinen Mehrwert. Das Ergebnis der Prozessanalyse erzeugt visuelle Sichten und ein „big picture“ der abzudeckenden Geschäftsprozesse. Weiter werden in dieser Phase die Punkte der Softwareunterstützung im Prozess identifiziert und es können aus erkannten Potenzialen erforderliche Optimierungen vorgenommen werden. Auf dieser Basis sind Use Cases zu entwickeln, die die Geschäftsprozesse aus Nutzersicht erläutern, u.a. durch Definition der notwendigen Daten und Funktionalitäten. Die Use Cases schaffen ein gemeinsames Verständnis bzgl. der zu leistenden Aufgaben und der erforderlichen Softwareanforderungen. Neben den konkreten geschäftlichen Anforderungen werden auch übergreifende funktionale und nicht-funktionale definiert. Hier fließen auch zukünftige Anwendungsszenarien ein, bspw. mobile Einsatzmöglichkeiten, Einführung von BIM (Building Information Modeling) – Industrie 4.0, durchgängige Kennzeichnungssysteme auf Basis DIN EN 81346 etc.

Am Ende dieses Vorgehens steht eine prozessorientierte Leistungsbeschreibung, die die Softwarelösung seitens des Auftraggebers hinreichend detailliert skizziert, jedoch den Softwareanbietern eine gewisse Flexibilität hinsichtlich der Lösungsumsetzung gewährt.

Ihr Ansprechpartner

Dr. Albrecht Hoene

Dr. Albrecht Hoene

Lietzenburger Straße 69 10719 Berlin Deutschland
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