Kennen Sie Ihr RPA Potenzial? Vorgehensmodell zur methodischen Aufnahme und Bewertung von Geschäftsprozessen

08.08.2019

Egal ob Sie aus der Fachabteilung oder der IT kommen, wahrscheinlich haben Sie „Robotic Process Automation“ schon einmal gehört. Hinter Robotic Process Automation (kurz auch RPA) verbirgt sich die Prozessautomatisierung mittels Software Robotern. Nach nunmehr vier Jahren kommen Unternehmen, die sich mit der noch recht jungen Technologie auseinandergesetzt haben, zu dem Ergebnis, dass sich Hochglanzbroschüren der Anbieter nicht unbedingt mit den Erfahrungen in der Realität decken. Oftmals fehlt es an internem Know-how oder den nötigen zeitlichen Ressourcen. Oder die ersten „Gehversuche“ haben noch nicht den gewünschten Erfolg erzielt. Zudem fällt es Entscheidern häufig schwer, das eigene Potenzial für Prozessautomatisierung durch RPA in ihrem Einflussbereich genau abzuschätzen. Hier mangelt es nicht selten an einer grundlegenden Strategie der digitalen Transformation, zu der sich RPA durchaus zuordnen lässt.

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„Vielen Unternehmen fehlt es bei der Auswahl und Einstufung ihrer Prozessautomatisierung mit RPA an einer strukturierten und methodischen Herangehensweise.


Mit unserem Vorgehensmodell unterstützen wir Sie bei der methodischen Aufnahme und Bewertung Ihrer Geschäftsprozesse hinsichtlich ihres RPA-Potenzials. Das in einem speziellen Toolset verankerte dreistufige Vorgehensmodell ermöglicht die Bewertung von Geschäftsprozessen jeder Art – von einfach bis komplex und vor allem individuell nach den Kundenbedürfnissen.


Das Vorgehen wird durch die folgenden Phasen abgebildet:


  • Prozessaufnahme: Zunächst werden potenzielle Prozesse strukturiert aufgenommen und gesammelt. Das Ergebnis ist eine Übersicht der IST-Prozesse in Form von einheitlichen „Prozess-Steckbriefen“.
  • Bewertung: Im nächsten Schritt werden die Prozesse auf Basis der Steckbriefe bewertet. Hierfür werden technische, prozessuale und kaufmännische Kriterien herangezogen. Bei der Entwicklung des Kriterienkatalogs können problemlos branchen- oder unternehmensspezifische Besonderheiten berücksichtigt werden.
  • Entscheidung: Im letzten Schritt werden die bewerteten und klassifizierten Prozesse nach ihrer Tauglichkeit für Robotic Process Automation priorisiert. Ergebnis dieser Phase ist eine Gesamtübersicht der Prozesse hinsichtlich ihrer RPA-Eignung. Die Ergebnisse können im Anschluss in einer Potenzialanalyse weiterverwendet werden. Das Vorgehensmodell wird in den bestehenden organisatorischen und personellen Prozessen integriert, sodass Sie nachhaltig befähigt werden, das Vorgehensmodell schnell, effizient und langfristig umzusetzen.


Richtig entscheiden - mit einem interdisziplinär zusammengesetzten RPA-Gremium


Für die ganzheitliche Bewertung empfiehlt sich der Einsatz eines RPA-Gremiums. Idealerweise befinden sich Repräsentanten unterschiedlichster Unternehmensbereiche in diesem Gremium. Neben Prozesskennern und der IT sollten auch Repräsentanten der HR-Abteilung, Experten für Organisationsentwicklung und Vertreter des Betriebsrates beteiligt sein. Idealerweise verantwortet das RPA-Gremium diesen Teil des Prozessmanagements: Es stuft in der Bewertungsphase die RPA-Tauglichkeit von Prozessen ein und entscheidet anhand der Bewertung in der Entscheidungsphase über die anschließenden Überführungen in Umsetzungsprojekte.


Prozessoptimierung mit RPA lohnt sich nicht immer


Ein Ergebnis der Entscheidungsphase kann auch eine mangelnde Reife des Prozesses für eine Prozessautomatisierung mit RPA-Software sein. Da das Prozessmanagement aufeinander aufbauend sowohl die Prozessoptimierung als auch Robotic Process Automation beinhaltet, können die Ergebnisse nahtlos für Verbesserungen der Geschäftsprozesse genutzt werden. Weil das Bewertungsmodell die kritischen Prozessmerkmale identifiziert, ist eine Prozessoptimierung einfacher, schneller und effizienter möglich. Nach dem Abschluss dieser Optimierung kann der angepasste Prozess erneut einer Prüfung auf RPA-Tauglichkeit unterzogen werden. Als erfahrenes Beratungsunternehmen begleiten wir Sie gerne bei der Einführung von Robotic Prozess Automation in Ihrem Unternehmen. Kontaktieren Sie uns!