Kommunale Entsorgungsbetriebe stehen zunehmend vor erheblichen Herausforderungen. Steigende Datenmengen, historisch gewachsene IT-Systemlandschaften und ein hoher Anteil manueller, repetitiver Tätigkeiten prägen vielerorts den Arbeitsalltag. Gleichzeitig verschärft sich der Fachkräftemangel, der in den kommenden Jahren insbesondere den öffentlichen Sektor vor große organisatorische Probleme stellen wird. Vor diesem Hintergrund gewinnt die Automatisierung administrativer Prozesse zunehmend an Bedeutung.
Eine vielversprechende Technologie in diesem Kontext ist Robotic Process Automation (RPA). RPA bezeichnet eine softwarebasierte Form der Prozessautomatisierung, bei der sogenannte Software-Roboter menschliche Benutzeraktionen auf bestehenden IT-Systemen nachahmen. Dabei greifen die Bots über die grafische Benutzeroberfläche auf Anwendungen zu, ohne dass tiefgreifende Änderungen an den bestehenden Systemen oder Schnittstellen erforderlich sind. Insbesondere für strukturierte, regelbasierte und stark repetitive Prozesse bietet RPA ein hohes Automatisierungspotenzial.
Auch ein kommunaler Entsorgungsbetrieb aus Hessen erkannte den bestehenden Handlungsbedarf sowie den möglichen Nutzen dieser Technologie und initiierte ein RPA-Projekt mit dem Ziel, administrative Prozesse effizienter zu gestalten und Mitarbeitende zu entlasten.
Im ersten Projektschritt wurde eine UiPath-Infrastruktur aufgebaut. Aufgrund regulatorischer Anforderungen und interner IT-Vorgaben entschied man sich für einen On-Premise-Betrieb der RPA-Plattform. Die Infrastruktur umfasste unter anderem den UiPath Orchestrator zur zentralen Steuerung und Überwachung der Bots sowie entsprechende Entwicklungs- und Laufzeitumgebungen.
Parallel dazu wurde das Thema RPA im Unternehmen etabliert. In mehreren Terminen wurden die Fachabteilungen über die Funktionsweise, Einsatzmöglichkeiten und Grenzen von RPA informiert. Ziel dieser Workshops war es, Transparenz zu schaffen, Berührungsängste abzubauen und gemeinsam potenzielle Automatisierungskandidaten zu identifizieren.
Der erste geeignete Use Case wurde im Bereich Logistik identifiziert. Kommunale Entsorgungsbetriebe sind gesetzlich verpflichtet, die monatlichen Verwiegungen von Altpapiermengen zu melden. Die hierfür eingesetzte Fachsoftware verfügt über keinerlei Schnittstellen oder Importfunktionen. Aus diesem Grund wurden die Daten bislang manuell erfasst.
Konkret bedeutete dies, dass eine Mitarbeiterin monatlich etwa 300 bis 400 Wiegescheine manuell in die Software übertrug. Für diese Tätigkeit wurden durchschnittlich zwei volle Arbeitstage pro Monat benötigt. Neben dem hohen Zeitaufwand bestand aufgrund der Vielzahl an manuellen Eingaben ein erhöhtes Risiko für Übertragungsfehler. Der Prozess war somit prädestiniert für eine RPA-Automatisierung.
In mehreren detaillierten Analysegesprächen wurde der bestehende Prozess gemeinsam mit der Mitarbeiterin aufgenommen, dokumentiert und fachlich validiert. Dabei wurden sowohl fachliche Regeln als auch mögliche Ausnahmefälle identifiziert und berücksichtigt.
Die Entwicklung des Software-Roboters erfolgte auf Basis des UiPath REFrameworks, welches insbesondere für stabile, skalierbare und wartbare Automatisierungen geeignet ist. Zur Umsetzung wurden vorgefertigte UiPath-Aktivitäten genutzt, unter anderem zur Interaktion mit der Fachanwendung, zur Verarbeitung von Excel-Dateien sowie zur Kommunikation per E-Mail über Outlook. Der Bot liest die relevanten Wiegedaten aus einer strukturierten Datenquelle aus, überträgt diese automatisiert in die Zielsoftware und erstellt nach Abschluss des Prozesses einen übersichtlichen Report über alle verarbeiteten Fälle. Dieser Report wird automatisiert an die zuständigen Mitarbeitenden versendet.
Die Entwicklung erfolgte in enger Abstimmung mit dem Fachbereich. Tests wurden gemeinsam durchgeführt, um die fachliche Korrektheit und die Stabilität der Automatisierung sicherzustellen. Durch die frühzeitige Einbindung der IT-Abteilung konnten notwendige Systemzugänge und Berechtigungen zügig eingerichtet werden. Die betroffene Mitarbeiterin zeigte sich von Beginn an offen gegenüber der neuen Technologie und betrachtete den Software-Roboter ausdrücklich als Unterstützung und Arbeitserleichterung.
Der Einsatz des Software-Roboters führte zu messbaren Verbesserungen:
Zeitersparnis
Ressourcengewinn
Fehlervermeidung und Qualität
Schnelligkeit und Skalierbarkeit
Aufgrund der positiven Erfahrungen mit dem ersten RPA-Use Case soll das Thema Robotic Process Automation künftig noch stärker im Unternehmen verankert werden. Geplant sind weitere Workshops in den Fachabteilungen, um zusätzliche geeignete Prozesse zu identifizieren und schrittweise zu automatisieren. Ziel ist es, RPA als festen Bestandteil der digitalen Transformation des Entsorgungsbetriebs zu etablieren und damit langfristig Effizienz, Qualität und Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern.
Wie lassen sich monotone, fehleranfällige Tätigkeiten in der Entsorgungswirtschaft effizient automatisieren? Bei der Expert Lounge am 24.09.2026 zeigen die RPA-Experten Hannes Brinck und Ralf Juhl anhand des Praxisbeispiels Eingangsverwiegung, wie Robotic Process Automation (RPA) Abläufe beschleunigt und die Qualität steigert. Zusätzlich geben sie einen Überblick über die Top 10 RPA-Potenziale in (kommunalen) Entsorgungsbetrieben – von der Abrechnung bis zum Berichtswesen. Seien Sie dabei und freuen Sie sich auf konkrete Anwendungsfälle, Impulse zur Prozessoptimierung und praxisnahe Einblicke in die digitale Zukunft der Entsorgung.
Expert Lounge: RPA in der Praxis - Automatisierung für Entsorgungsbetriebe
RPA: Leistungen der Syncwork AG