RPA nutzt sogenannte Software-Roboter, die wie digitale Assistenten arbeiten. Sie greifen auf bestehende Systeme zu, führen Arbeitsschritte aus und dokumentieren diese zuverlässig. Im Controlling ergeben sich daraus viele Vorteile. Prozesse laufen nicht nur deutlich schneller ab; sie können bei steigendem Volumen einfach angepasst werden. Manuelle Fehler bei der Übertragung von Daten werden vermieden und: Fachkräfte gewinnen Zeit für komplexere Aufgaben.
Die Einsatzmöglichkeiten von RPA im Controlling sind vielfältig:
Automatisierte Datenübernahme und -abstimmung: Beim Monatsabschluss müssen Daten aus verschiedenen Quellsystemen abgeglichen werden. Ein Software-Roboter kann diese Daten zusammenführen, auf Konsistenz prüfen und direkt im Reporting bereitstellen.
Berichtswesen und Management-Reporting: RPA-Bots können regelmäßig wiederkehrende Reports automatisiert erstellen und versenden. Dabei passen sie Formatierungen an, erstellen Diagramme und integrieren aktuelle Zahlen.
Plan-Ist-Vergleiche und Forecast-Aktualisierung: Auch im Bereich der Budgetkontrolle unterstützen RPA-Lösungen, indem sie Ist-Daten automatisch einspielen, mit den Plandaten vergleichen und Abweichungen kennzeichnen.
Kalkulation und Validierung von Rückstellungen: Mit RPA können historische Daten analysiert und Plausibilitätsprüfungen durchgeführt werden. Das beschleunigt und vereinheitlicht die Berechnung periodischer Rückstellungen. Intercompany-Abstimmungen: Gerade in Konzernstrukturen entstehen viele manuelle Abstimmungen. RPA kann Buchungsdaten, Rechnungen und Salden zwischen Einheiten vergleichen und Differenzen direkt markieren.
Die Einführung von RPA im Controlling erfordert mehr als nur den Einsatz eines geeigneten Tools – entscheidend ist eine durchdachte, strategische Herangehensweise. Dabei haben sich folgende Schritte bewährt:
1. Identifikation geeigneter Prozesse Nicht jeder Prozess eignet sich für eine Automatisierung. Ideale Kandidaten sind regelbasierte, strukturierte und häufig wiederkehrende Aufgaben mit hohem manuellem Aufwand. Eine initiale Prozessanalyse – häufig in Form von Workshops mit den Fachbereichen – hilft, realistische und wirtschaftlich sinnvolle Use Cases zu identifizieren.
2. Machbarkeitsbewertung und Priorisierung Die ausgewählten Prozesse sollten hinsichtlich technischer Umsetzbarkeit, potenziellem Nutzen und Komplexität bewertet werden. So können verschiedene Automatisierungsschritte priorisiert werden. Oft empfiehlt es sich, mit einfachen Prozessen zu starten, um Quick Wins zu erzielen, und komplexere Vorhaben hintenan zu stellen.
3. Pilotierung und Proof of Concept Ein erstes Pilotprojekt hilft, die Technologie unter realen Bedingungen zu testen und Erfahrungen zu sammeln – ohne direkt umfassende Veränderungen vorzunehmen. Es empfiehlt sich, dafür einen klar abgegrenzten Prozess mit hohem Automatisierungspotenzial zu wählen.
4. Infrastruktur und technische Integration Die Integration der RPA-Plattform hängt von den vorhandenen IT-Strukturen, Anforderungen an Skalierbarkeit und IT-Governance ab. Die IT-Abteilung sollte frühzeitig eingebunden werden, insbesondere bei Fragen rund um Sicherheit und Systemzugriffe.
5. Skalierung und Governance Nach erfolgreicher Pilotierung kann eine schrittweise Skalierung erfolgen. Dabei sollten Unternehmen eine Governance-Struktur etablieren, die Aspekte wie Bot-Monitoring, Fehlermanagement und Compliance berücksichtigt. Klare Zuständigkeiten und Standards unterstützen die nachhaltige Umsetzung.
6. Change Management und Befähigung der Fachbereiche Technologie ist nur ein Teil der Gleichung. Erfolgreiche RPA-Initiativen setzen voraus, dass Fachbereiche aktiv eingebunden und geschult werden. Wenn Mitarbeitende eigene Automatisierungsideen einbringen und teilweise selbst umsetzen können, steigert das die Akzeptanz und Innovationskraft.
Mit dieser strukturierten Herangehensweise können Unternehmen die Grundlage für eine nachhaltige, sichere und nutzenorientierte Automatisierung schaffen und RPA im Controlling gewinnbringend einsetzen – immer mit dem Ziel, zeitaufwendige, repetitive Aufgaben zu minimieren und die Mitarbeitenden zu entlasten. So entsteht Freiraum für komplexere und anspruchsvollere Tätigkeiten, die zu einer erhöhten Mitarbeiterzufriedenheit beitragen.