Wer hätte nicht gern einen eigenen Roboter, der all die lästigen Aufgaben des Alltags abnimmt? Als Management- und IT-Beratung berät und implementiert die Syncwork AG Robotic Process Automation (RPA)-Lösungen nicht nur beim Kunden, sondern nutzt die Vorzüge der Automatisierung auch im eigenen Unternehmen bei der Beschaffung von Ausschreibungsdokumenten.
Bis zur Implementierung waren Mitarbeiter der Marketingabteilung damit beschäftigt, mehrmals die Woche ausgewählte Ausschreibungen aus unzähligen Vergabeportalen herunterzuladen, abzulegen, weiterzuleiten und im Customer Relationship Management-System (CRM) zu dokumentieren. Die Idee für diesen Ablauf Robotic Process Automation zu nutzen, ist schnell aufgekommen, da sich die Technologie perfekt für Prozesse eignet, die repetitiv, regelbasiert und in einer hohen Frequenz ausgeführt werden.
Auf der Benutzeroberfläche des Computers kann ein sogenannter RPA-Bot navigieren, klicken, Programme ansteuern und nutzen – alles, was ein Mensch auch kann. Denn dieses Verhalten wird vom Softwareprogramm nachgestellt. Von der RPA-Technologie kann jeder Unternehmensbereich profitieren, oft kommt sie beispielsweise in der Lohnbuchhaltung oder Personaldatenerfassung, für die Bearbeitung von Kundenanfragen und Beschwerden sowie bei der generellen Datenpflege oder Formulareingabe zum Einsatz.
Zu den Vorteilen von RPA zählt, dass der Bot pausenlos, 24 Stunden am Tag, arbeiten kann und keine menschlichen Fehler macht, wie zum Beispiel Flüchtigkeitsfehler beim Übertragen von Daten. Darüber hinaus ist RPA im Gegensatz zu anderen Automatisierungstechnologien nicht auf API-Schnittstellen angewiesen. Ein weiterer, aber wahrscheinlich der bedeutsamste Vorteil, ist die Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit durch den Einsatz von RPA. Anstatt monotonen Aufgaben nachzugehen, können sich die Mitarbeiter nun kreativeren Tätigkeiten widmen.
Erfahrungen, die auch Katharina Seibt, Leiterin Marketing, mit dem automatisierten Prozess im Ausschreibungsmanagement gemacht hat: „Ich kann mich nun wieder auf Themen und Aufgaben konzentrieren, die wesentlich bedeutsamer im Marketing-Kontext sind.“
Nachdem geklärt war, mit welchem Ansatz das Problem zur Reduzierung des Prozessaufwandes im Vertrieb angegangen werden sollte, gab es einen Kick-off mit allen Projektbeteiligten. In mehreren Workshops wurde ein Prozessverständnis aufgebaut und alle Anforderungen für den RPA-Bot aufgenommen. Zu entscheiden galt auch, wie die Infrastruktur bereitzustellen ist, denn der Bot sollte autark, ohne menschliche Komponenten, agieren. Zudem wurde eine Testumgebung in der CRM-Datenbank bereitgestellt, sodass der Bot neue Projekte erstellen konnte, ohne mit der Produktivumgebung in Konflikt zu geraten.
Ein Meilenstein des Projektes war die Produktivsetzung des Bots im April 2021. Hier wurde das erste Mal sichtbar, wie der Bot automatisch E-Mails ausliest, Informationen sammelt, Dokumente herunterlädt und diese an die richtigen Stellen im Unternehmen weiterleitet.
Neben dem verringerten Aufwand bei der Unterlagenbeschaffung, hat dieses Projekt einen weiteren Nutzen: Alle heruntergeladenen Ausschreibungsunterlagen werden für das gesamte Unternehmen zugänglich in einem zentralen SharePoint abgelegt. Für jedes Projekt wird dort automatisch ein Ordnerverzeichnis eingerichtet, in dem alle Dokumente bis zur Angebotsabgabe verwaltet werden können. Somit entsteht mit der Zeit ein wertvoller Fundus für alle Kollegen. Obendrein helfen Attribute zu den Ausschreibungen bei der Suche nach passenden, vergangenen Ausschreibungen.
Das interne Projekt ist noch lange nicht abgeschlossen: Kontinuierlich arbeiten RPA-Experten an Erweiterungen und Verbesserungen, die Kollegen noch mehr Arbeit abnehmen und einen Mehrwert für das Unternehmen schaffen.
Übrigens: Wie auch die öffentliche Verwaltung von Robotic Process Automation (RPA) profitiert, das erfahren Interessierte am 20. Juni 2022 auf dem Zukunftskongress Staat & Verwaltung in Berlin. Beim Vortrag "Spicken erlaubt! RPA- und KI-Lösungen aus der Industrie" zeigen die Referenten Heinz Schwerdtfeger, Bayer AG, und Ralf Juhl, Syncwork AG, warum RPA- und KI-Lösungen so begehrt sind und wie sich die Technologien auf den Public Sector übertragen lassen.
Weitere Informationen zum Zukunftskongress und zum Vortrag
Autorin: Meike Kloss, Consultant mit dem Schwerpunkt RPA bei der Syncwork AG