Rückblick Vergabe:Dialog 2020

Experten zeigten, worauf es bei Vergabeprozessen ankommt

26.11.2020

Auch in diesem Jahr haben die Syncwork AG in Kooperation mit kbk Rechtsanwälte zum Vergabe:Dialog geladen. Am 12. November 2020 wurden die Teilnehmer durch ein Programm mit vier Fachvorträgen zu den vergaberechtlichen Themenschwerpunkten Markterkundung, Teststellungen für die Beschaffung von Standardsoftware, Hindernisse und Chancen im Vergabeverfahren und zum Thema Vertragsmanagement geführt. Im Rahmen mehrerer Dialogrunden hatten die Teilnehmer die Möglichkeit, von ihren Praxiserfahrungen zu berichten und den Experten vergaberechtliche Fragen zu stellen.

Oft unterschätzt: Das Instrument der Markterkundung

 

Den Auftakt machte Annette König, Rechtanwältin und Partnerin bei kbk Rechtsanwälte. In Ihrem Vortrag berichtete Sie, dass die Markterkundung ein häufig unterschätztes Gestaltungsmittel zur Vorbereitung von Beschaffungen sei. Dabei könnten die durch eine Markterkundung gewonnenen Informationen eine aufschlussreiche Grundlage, sowohl für die Bestimmung des Beschaffungsbedarfs, als auch für die daraus resultierenden Anforderungen für die Erstellung der Vergabeunterlagen bilden.

 

Teststellungen liefern wertvolle Informationen

 

Parallelen zur Markterkundung konnte Dr. Albrecht Hoene, Vorstandsvorsitzender der Syncwork AG, im zweiten Vortrag des Vergabe:Dialogs 2020 ziehen, in welchem er auf ein weiteres Vergabe-Element, die Teststellung, einging. Er hob hervor, dass beide Instrumente dem öffentlichen Auftraggeber die Möglichkeiten böten, dazuzulernen. Auch, weil eine Teststellung wichtige Informationen zur tatsächlichen Nutzbarkeit eines Systems hervorbringt und damit viel zur Sicherheit bei der Entscheidung für ein bestimmtes Produkt beiträgt.

 

Spannende Einblicke aus der Praxis

 

Einen spannenden Einblick in den Vergabe-Alltag lieferte Daniel Czwalina, langjähriger Projektleiter bei Hessen Mobil, anhand eines Praxisprojekts. In seinem Vortrag zeigte er, dass trotz vermeintlich sehr allgemein formulierter Fragen im Rahmen eines Assessments im Vergabeverfahren, die Antworten der Anbieter viel über deren Eignung verrieten. Außerdem konnte Daniel Czwalina glaubhaft versichern, dass eine Preisreduktion eines Angebots um 50 Prozent nach einer Verhandlung durchaus realistisch sei.

 

Nach der Vergabe ist vor der Vergabe

 

Dass bei den Teilnehmern bereits mehrheitlich ein Vertragsmanagement sowie die Rolle eines Vertragsadministrators im Unternehmen etabliert ist, ergaben zwei Umfragen, die Moritz von Münchhausen, Management Consultant und Teamleiter bei der Syncwork AG, im Rahmen seines Vortrags durchführte. Ein Ergebnis, das ihn positiv überraschte, da ein institutionalisiertes Vertragsmanagement dabei unterstütze, die relevanten Parameter der Vertragserfüllung im Blick zu behalten, „vom Beginn der Vergabevorbereitung über die Überwachung der Leistungserbringung bis hin zur rechtzeitigen Bedarfserkennung für eine Folgevergabe“, so Moritz von Münchhausen in seinem Vortrag.

 

Diskussionen zum Vergaberecht im virtuellen Raum

 

Anders als ursprünglich geplant, fand der Vergabe:Dialog 2020 aufgrund der Corona- Pandemie am 12. November 2020 online statt. Eine Herausforderung, da das ursprüngliche Format darauf abzielt, mit den Teilnehmern und Experten ins Gespräch zu kommen.

 

So erfolgte die Beteiligung der Teilnehmer bei der Online-Veranstaltung zwar anders als im Vorjahr. Dennoch nahmen die Teilnehmer an Umfragen teil und stellten vergaberechtliche Fragen per Chat, die mitunter im Rahmen angeregter Diskussionen zwischen den Referenten beantwortet wurden.

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