RPA im Controlling Alltag

• Als Management- und IT-Beratung berät und implementiert die Syncwork AG RPA-Lösungen in allen Unternehmensbereichen. Insbesondere im Finance-Bereich stellen wir dabei immer wieder fest, dass die Potentiale der Prozessautomatisierung mit RPA noch nicht ausgeschöpft werden, obwohl dieser Bereich alle dafür notwendigen Voraussetzungen erfüllt. Hinzu kommt die Dichte an hochqualifizierten Mitarbeitenden, die in diesem Bereich tätig und begehrte Fachkräfte sind.

Die wertschöpfende Arbeit im Controlling liegt nicht in der reinen Bereitstellung von Zahlen, sondern in der spezifischen Aufbereitung, Konsolidierung und Analyse sowie ggf. in der Entwicklung von Maßnahmen.

Demnach sollte der Hauptfokus Ihrer Tätigkeit auf Analysen, Präsentationen und Diskussionen von Abweichungen, Plänen und Szenarien liegen, nicht auf dem zeitaufwändigen Kopieren und Einfügen von Daten aus verschiedenen Quellsystemen. An dieser Stelle erweist sich RPA als das entscheidende Tool.

Potentiale der Prozessautomatisierung mit RPA im Controlling

Die Potentiale der Prozessautomatisierung mit RPA im Controlling sind bereits seit vielen Jahren bekannt (vergleiche Quellen weiter unten):

• Kostenreduktion durch Übernahme einzelner Tätigkeiten von Robotern.
• Erhöhte Geschwindigkeit bei der Bereitstellung von aktuellen Auswertungen.
• Bessere Kundenzufriedenheit/-service (Value Offering) durch Schaffung von Freiräumen für z. B. Sonder-Auswertungen oder zeitnahe Ergebnisrückmeldungen.
• Höhere Produktivität durch Konzentration auf wertschöpfende Arbeiten.
• Erhöhte Qualität und Stabilität durch Reduzierung von Fehlern.
• Gesteigerte Mitarbeiterzufriedenheit durch den Wegfall eintöniger, sich wiederholender Tätigkeiten.

Diese Potenziale sind vor allem voll auszuschöpfen, wenn der Blickwinkel nicht nur auf sogenannte ‚attended Bots‘, sondern auf ‚unattended Bots‘ gerichtet wird. Hierbei handelt es sich um RPA-Bots, die nicht auf einem spezifischen Client eines Mitarbeitenden laufen, sondern zentral in einer Cloud. Die Vorteile liegen insbesondere bei diesen Bots darin, die Lizenzen optimal auszulasten, den Bot für viele Personen zugänglich zu machen und die Laufzeit des Bots zu verlagern, bspw. auf außerhalb der regulären Arbeitszeiten.

Anwendungsfälle der Prozessautomatisierung

• RPA bietet im Bereich des Controllings vielfältige Anwendungsmöglichkeiten, um manuelle und zeitaufwändige Prozesse zu automatisieren. Hier sind einige mögliche Anwendungsfälle:
• Routinemäßige Auswertung von KPIs (z.B. wöchentliche Forecasts je Kostenstelle) und ggf. Meldung von Auffälligkeiten/Überschreitungen (bspw. via E-Mail)
• Periodische Auswertungen hinsichtlich Obligos, Bestellstatus, Rückstellungen, Budgetverschiebungen oder -abweichungen
• Ad-hoc-Reports ausgelöst durch Budgetverantwortliche (u.a. durch Eingabemasken) für Individual-Analysen hinsichtlich u.a. Bestellungen/Kostenstellen/Projekte/PSP-Elemente
• Tägliches Zusammenführen von Daten aus unterschiedlichen Quellsystemen für schnellere Auswertungs- und Berichtsmöglichkeiten auf tagesaktueller Datenbasis.

Quellen:

„CONTROLLING 3/2018“, Verlag: C. H. Beck, München und „Robotic Process Automation (RPA) - Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen“, Verlag: Springer, Wiesbaden

Weiterführende Links

• Robotic Process Automation (RPA) bei Syncwork