RPA Verwaltung

Effizienzschub durch Softwareroboter

Warum RPA die Verwaltung revolutionieren kann

Die öffentliche Verwaltung steht vor großen Herausforderungen: Wachsende Fallzahlen, immer mehr digitale Dokumente, steigende Dokumentationspflichten und ein erheblicher Fachkräftemangel bestimmen den Alltag vieler Behörden. Gleichzeitig erwarten Bürgerinnen und Bürger effiziente, transparente und zeitgemäße Dienstleistungen. Robotic Process Automation (RPA) unterstützt Verwaltungen dabei, diesen Spagat zu meistern.

RPA entlastet Behörden insbesondere bei kleinteiligen Routineaufgaben, etwa beim automatisierten Sortieren und Ablegen von Dokumenten in E-Akten, beim Übertragen von Antragsdaten aus Online-Formularen in bestehende Fachanwendungen oder beim regelmäßigen Datenabgleich zwischen unterschiedlichen Systemen, wenn Schnittstellen fehlen. So verkürzt RPA die Bearbeitungszeit, reduziert Fehler, sorgt für Nachvollziehbarkeit und gibt Beschäftigten Zeit für anspruchsvolle Aufgaben und den direkten Bürgerkontakt. Verwaltungen gewinnen so mehr Handlungsspielraum für Digitalisierung und Serviceorientierung.

RPA beim Landesbetrieb Mobilität Rheinland-Pfalz

Für die Beschaffung und Vergabe setzte der Landesbetrieb verschiedene Softwareverfahren ein. Dabei mussten u. a. Ausschreibungsunterlagen manuell in die Vergabesoftware übertragen werden. Dieser fehleranfällige Prozess wurde mit RPA automatisiert.

Zur Projektskizze

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Dokumentenverarbeitung und Posteingang

Automatisiertes Scannen und Zuordnen von eingegangenen Informationen aus papierbezogenen Unterlagen oder Erfassungsmasken im Internet in elektronische Verwaltungsverfahren
Übertragung von Daten aus Excel-Listen oder Mails in Fachverfahren, inklusive Prüfungen auf Format und Vollständigkeit

Systemübergreifende Datenübertragung

Synchronisierung von Bürgerdaten zwischen unterschiedlichen Datenbanken, wenn keine native Schnittstelle existiert
Übertragung von Datenänderungen (z. B. Adress- oder Namensänderungen) zwischen Systemen mit händischer Vorerfassung und dem zentralen Register

Bürgeranfragen und Auskunftsdienstleistungen

Automatisierte Beantwortung von Standardanfragen (z. B. Status von Anträgen, Versand von Eingangsbestätigungen) mittels Vorlagen oder synchronisiert mit Datenbanken
Erstellung von Bescheinigungen, Bestätigungen oder Serienbriefen auf Basis geprüfter Daten